статьи

Хранение кадровых документов в детском саду

статьи

Хранение кадровых документов в детском саду

Так как с 2021 года были увеличены штрафы за нарушение хранения кадровых документов, в рабочих процессах необходимо учитывать все аспекты с ними. Были введены новые требования. Например, оплату штрафа требуется вносить должностным лицам и дошкольным учреждением. Его размер может составлять вплоть до 10.000 руб. Штраф для детского сада положен при отсутствии хранения документов, их пропажу, неправильную сортировку. Чтобы не допустить наказания, передачи дела в суд, работникам ДОУ требуется внимательно изучить законодательную базу. Если все условия хранения соблюдаются в точности, проблем возникнуть не должно. Важно с особой внимательностью изучить методы сортировки документов личного состава.

Все обновления в деятельности ДОУ можно узнать по ссылке на статью.

Штрафы при хранении архивных документов не по правилам

Если детский сад неправильно хранит документы, предписаны следующие виды штрафов в соответствии с кодексом административных правонарушений:
‣ детский сад — 10.000 руб.;
‣ должностное лицо — 5000 руб.

Размеры штрафов при неправильном хранении архивных документов

Рассмотрим штрафы, которые были приписаны ранее и на сегодняшний день.

Должностные лица:
‣ Размер штрафа в прошлом — не более 500 руб.
‣ Размер штрафа на данный момент — 5000 руб.

Детский сад:
‣ Размер штрафа в прошлом — отсутствует.
‣ Размер штрафа на данный момент — 10 000 руб.

Чтобы оценить состояние архивных документов, в дошкольное образовательное учреждение отправляется проверяющий.

Он вправе выделить следующие виды наказаний в зависимости от вида допущенной ошибки, а также первичного или вторичного правонарушения:

предупреждение — первичное правонарушение, отсутствие пострадавших;

штраф — многократное нарушение правил, наличие людей, пострадавших от неправильного хранения документа (например, если он был утерян).

Если нарушение происходило первично, пострадавшая сторона отсутствует, лучше своевременно проконсультироваться с инспектором. Самостоятельное признание вины уменьшит степень наказания, оно может полностью отсутствовать.

Виды нарушений хранения архивных документов

Штрафы назначаются дошкольному образовательному учреждению в 2 случаях:
‣ неправильная сортировка документов;
‣ отсутствие документов.

В детских садах проходят периодические проверки. Их устраивают следующие органы:
‣ УФНС;
‣ ГИТ;
‣ СЭС;
‣ Роскомнадзор и остальные специалисты.

Инспектора вправе проверять следующие аспекты:
‣ организация хранения;
‣ полнота комплектации документов;
‣ учет кадровых документов.

То есть проверку вправе осуществлять орган, который следит за той или иной деятельностью детского сада. Например, Санэпидемстанция может периодически запрашивать наличие медицинских книжек. Это гарантирует безопасность детей при взаимодействии с сотрудниками.

Пример

В детском саду города Самара оштрафовали руководителя детского сада. Он нарушил следующие предписания в отношении использования и хранения архивных документов:

Отсутствие специализированного помещения, где должны располагаться архивные документы, которые можно запросить в рабочее время.

Хранение документов в комнате, которая для этого не предназначена (помещение с отсутствием специальных полок для хранения, некачественной вентиляцией).

Наличие в комнате для хранения документов посторонних предметов, которые их могут испортить (микроволновка, ксерокс, персональный компьютер).

Потеря персональных дел работников дошкольного учреждения (всего было утеряно 15 папок).

Отсутствие специализированного помещения, где должны располагаться архивные документы, которые можно запросить в рабочее время.

Хранение документов в комнате, которая для этого не предназначена (помещение с отсутствием специальных полок для хранения, некачественной вентиляцией).

Наличие в комнате для хранения документов посторонних предметов, которые их могут испортить (микроволновка, ксерокс, персональный компьютер).

Потеря персональных дел работников дошкольного учреждения (всего было утеряно 15 папок).

Инструктирующим органом была проведена оценка нарушения. Выявлены следующие факторы:
‣ отсутствие пострадавших, на рабочей или ежедневной деятельности которых могло негативно сказаться отсутствие личных дел;
‣ первичное правонарушение.

Дело было передано в мировой суд. Судья указал, что оно малозначительное, поэтому директору дошкольного образовательного учреждения было передано устное замечание. Никаких штрафов в соответствии с законодательной базой не поступало.

Соответствие архивации документов предписанным правилам для отсутствия штрафов в отношении детского сада

Директор дошкольного учреждения обязан проинспектировать отделы, занимающиеся архивацией документов. Важно не допустить правонарушения, из-за которых будет оштрафовано должностное лицо или сам детский сад. Это возможно только при строгом соблюдении законодательной базы.

Предпринятые меры

ДОУ обязано поместить документы в специально предназначенное помещение, соблюдать методы хранения. Это помогает продолжительно содержать их, не повреждая, не теряя. Предписание распространяется абсолютно на все документы, которые проходили через детский сад.

Чтобы все требования были соблюдены, директор дошкольного учреждения подбирает ответственного работника, занимающегося архивацией документов.

Он должен знать следующие аспекты:

Весь перечень нормативно-правовых документов в отношении архивного дела.

Соблюдение условий хранения для каждого документа, проходящего через учреждение.

Правильно и качественно расставлять документы, касающиеся личного состава, сотрудников дошкольного учреждения.

В детском саду можно создать комнату, специально предназначенную для архива документов.

Внимание! Комната для архива документов помогает с удобством и бережностью расставлять папки и бумаги, содержащиеся в детском саду. Но это необязательное положение. Детский сад может отказаться от создания специальной комнаты для архива. Однако это будет затруднительно, так как бумаги должны храниться в определенных условиях и в течение длительного срока.

Приказ «О назначении ответственного за подготовку документов к передаче в архив»

Чтобы назначить человека, который будет архивировать документы, проходящие через детский сад, рекомендуется скачать образец приказа «О назначении ответственного за подготовку документов к передаче в архив».

Назначенному лицу потребуется создать архив для детского сада. В нем хранят следующие виды документов:
‣ личные дела постоянных или временных сотрудников, которые располагаются в помещении на срок до 10 лет;
‣ документы фондов и организаций;
‣ документы постоянного хранения;
‣ фонды личного происхождения;
‣ фонд пользования;
‣ учетные документы ДОУ.

Архивация требуется для выполнения следующих задач в детском саду:
‣ правильная организация места для постоянной локализации документов;
‣ сбор всех документов, которые прошли через детский сад;
‣ учет документов, находящихся на временном или постоянном хранении;
‣ временное хранение бумаг, которые затем будут перенаправлены в государственный архив.

Важно выполнить контроль, руководство, оформление всех бумаг детского сада, а также личных дел. Они должны своевременно передаваться в архив ДОУ.

Как только будет назначен ответственный сотрудник для создания и хранения архивов, он должен перейти непосредственно к своей деятельности. Работа выполняется по строго заданному плану, чтобы для дошкольного учреждения не поступало никаких штрафов.

Предварительное изучение нормативно-правовых актов, по которым осуществляется хранение документов. Кадровик должен внимательно изучить нормативный акт «Правила организации хранения, комплектования, учета, использования документов архивном фонде». Ему требуется изучить сроки хранения переданных бумаг в соответствии с приказом Росархива от 2019 года. Чтобы кадровый работник не упустил информацию по архивации, рекомендуется пройти курс повышения квалификации «Кадровая работа. Переход на электронные трудовые книжки».

Учет условий хранения документов. Чтобы бумаги дольше хранились, не портились, личные дела должны содержаться в прошитых папках. Они не должны располагаться в непредназначенных для этого местах (стулья, верхушка шкафа, подоконник, полка). Некоторые документы положено хранить в сейфе. К ним относят печати и штампы, трудовые книжки, бланки строгой отчетности. Так как документы могут повредиться вследствие распространения грызунов и паразитов, зимой рекомендуется выделить несколько дней для осуществления процедуры дератизации.

Особое отношение к документам личного состава. Их хранят в специально отведенном месте, они не должны пересекаться с другими документами. Важно не потерять их, так как могут возникнуть пострадавшие, что приведет к наказанию детского сада. Например, если произошла потеря пенсионного удостоверения, сотрудник может в дальнейшем не получать отработанную пенсию. Поэтому он вправе подать в суд на детский сад, чтобы получить компенсацию.

Предварительное изучение нормативно-правовых актов, по которым осуществляется хранение документов. Кадровик должен внимательно изучить нормативный акт «Правила организации хранения, комплектования, учета, использования документов архивном фонде». Ему требуется изучить сроки хранения переданных бумаг в соответствии с приказом Росархива от 2019 года. Чтобы кадровый работник не упустил информацию по архивации, рекомендуется пройти курс повышения квалификации «Кадровая работа. Переход на электронные трудовые книжки».

Учет условий хранения документов. Чтобы бумаги дольше хранились, не портились, личные дела должны содержаться в прошитых папках. Они не должны располагаться в непредназначенных для этого местах (стулья, верхушка шкафа, подоконник, полка). Некоторые документы положено хранить в сейфе. К ним относят печати и штампы, трудовые книжки, бланки строгой отчетности. Так как документы могут повредиться вследствие распространения грызунов и паразитов, зимой рекомендуется выделить несколько дней для осуществления процедуры дератизации.

Особое отношение к документам личного состава. Их хранят в специально отведенном месте, они не должны пересекаться с другими документами. Важно не потерять их, так как могут возникнуть пострадавшие, что приведет к наказанию детского сада. Например, если произошла потеря пенсионного удостоверения, сотрудник может в дальнейшем не получать отработанную пенсию. Поэтому он вправе подать в суд на детский сад, чтобы получить компенсацию.

Внимание! В некоторых детских садах наблюдается недостаток выделенных средств для архивации документов. Тогда директор вправе создать письмо, обращенное к учредителю. Все этапы переписки сохраняют. Это поможет в дальнейшем судебном разбирательстве. Например, если учредитель отказал детскому саду, но учреждение затем получило штраф из-за отсутствия комнаты для хранения архивов. Административная ответственность отсутствует, детский сад не будет оплачивать штраф.

«Образец положения об архиве детского сада»

Рекомендуется скачать «Образец положения об архиве детского сада», чтобы организовать систему хранения, комплектования, учета документов. Важен рациональный организаторский подход для обращения с документами. В положении должны указываться ответственные лица, которые составляют архивы для разных отделов ДОУ.

Статья оказалась полезной? Читайте больше информации по Вашему направлению на сайте верити.рф!

Как наполнить группу в детском саду по-новому

В статье рассмотрим новые требования по количеству размещения детей в каждой группе общей, компенсированной, комбинированной направленности.

Санитарные правила вместо СанПиН для детского сада в 2021 году

В данной статье рассмотрим требования для поддержания порядка на территории ДОУ, чтобы обеспечить воспитанников всем необходимым.

Использование инновационных педагогических технологий в ДОУ по ФГОС в 2021 году

В данной статье мы рассмотрим разновидности инновационных технологий в ДОУ.