Положение о классном журнале. Формулировки об электронной версии, которые часто забывают

Как выяснилось весной, школам удобно использовать электронный журнал для электронного документооборота. В статье предложены готовые формулировки, которые из-за этого нужно добавить в положение о журнале.


Чтобы регламентировать работу с электронной версией журнала, в локальный акт школы необходимо добавить три формулировки:

В Положение необходимо включить пункты о разных правах доступа к электронному журналу для разных категорий пользователей. Так ученики не смогут исправить отметку или другие данные в журнале. Например, классным руководителям следует разрешить доступ ко всем страницам своего класса без права редактировать отметки. А учителям-предметникам стоит открыть доступ к страницам своих предметов с правом редактировать отметки и темы. Заместителю директора по УВР можно предоставить доступ ко всем страницам журнала. Скачать памятку с полномочиями работников можно здесь.

Пропишите в Положении, кому и в каком объеме выдаете доступ к электронному журналу. Например, заместитель по УВР может только просматривать журнал, а учителя-предметники — редактировать

2. Правила и порядок работы с электронным журналом

2.5. Заместитель директора по УВР:
‣ просматривает электронный журнал без права редактирования;
‣ распечатывает страницы электронных журналов — при необходимости;
‣ отмечает факты замены уроков;
‣ проверяет журналы на своевременность и правильность заполнения учителями в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.

2.6. Классные руководители имеют доступ ко всем страницам своего класса без права редактирования отметок. Классные руководители:
‣ вносят во все предметные страницы журнала списки учебных групп своего класса в начале каждого года;
‣ заполняют раздел с личными данными об учениках и следят за их актуальностью в течение года;
‣ проводят первичные консультации для учеников и их родителей по работе с электронным журналом.

2.7. Учителя-предметники имеют доступ к страницам своих предметов и занятий с правом редактирования. Учителя-предметники не имеют права редактировать электронный журнал после выставления итоговых оценок (отметок) за учебный год. Учителя-предметники:
‣ вносят информацию о датах проведения занятий, о темах уроков и об отсутствии учеников на уроках — в день проведения урока или занятия;
‣ выставляют текущие отметки, записывают домашние задания в день проведения урока не позднее чем через час после окончания занятий у учеников;
‣ выставляют отметки за письменные работы и оценки в рамках промежуточной и итоговой аттестации учеников.

6. Общие ограничения для пользователей электронного журнала

6.1. Пользователи электронного журнала не имеют права передавать персональные логины и пароли для входа в электронный журнал другим лицам. Передача персонального логина и пароля для входа в электронный журнал другим лицам влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации о защите персональных данных.

6.2. Пользователи электронного журнала в случае нарушения правил доступа в электронный журнал уведомляют в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении администратора электронного журнала и директора школы.

6.3. Все операции, произведенные пользователями с момента получения информации администратором электронного журнала и директором школы о нарушении условий доступа, признаются недействительными.

В Положении о классном журнале необходимо установить сроки, в которые педагоги должны заполнять журнал. Они могут отличаться для бумажной и электронной версий журнала. Например, если произошли сбои в работе электронного журнала, педагогам можно предоставить один дополнительный рабочий день, чтобы они смогли его заполнить.

В Положении следует закрепить и правила для случаев, когда в школе объявляют неучебные дни или дни карантина. Например, в журнале в «листе движения» можно зафиксировать дату и причину, почему не проводили учебные занятия. Далее указать локальный акт школы, в котором установили неучебные дни. Например, приказ директора. Также можно продолжать делать запись для каждого урока. Слева отмечать дату, справа, в графе «Что пройдено на уроке», написать слово «Карантин».

Установить правила надо и для дистанционного обучения. Если во время карантина в школе организовали дистанционку, заполнять электронный журнал нужно в обычном режиме. Педагоги должны делать пометку о дистанционке в графе «Комментарии» или «Тема урока», а также выставлять оценки за работы в графы с теми датами, когда ученик их выполнял.

2. Правила и порядок работы с электронным журналом

2.8. Отметки за устные ответы учителя-предметники выставляют в электронный журнал в день проведения урока. Отметки за письменные работы, предусмотренные локальным нормативным актом школы, выставляют в следующие сроки:
‣ в начальных классах — не позднее чем через два рабочих дня после даты проведения работ;
‣ в 5−9-х классах — не позднее чем через пять рабочих дней после даты проведения работ;
‣ в 10, 11-х классах — не позднее чем через пять рабочих дней после даты проведения работ.

2.9. Отметки за письменные городские, окружные, районные работы выставляют в электронный журнал не позднее следующего рабочего дня после даты объявления результатов.

2.10. Результаты промежуточной аттестации выставляют в электронный журнал не позднее чем за два рабочих дня до окончания четверти.

2.11. Результаты итоговой аттестации выставляют в электронный журнал не позднее следующего рабочего дня после даты объявления результатов итоговой аттестации или даты объявления результатов апелляций о несогласии с результатами итоговой аттестации.

2.12. Если работник не смог заполнить журнал в сроки, установленные настоящим Положением, по причине технического сбоя в работе электронного журнала, то должен сделать это в рабочий день, следующий за днем, когда электронный журнал стал исправен.

Если педагоги не заполняли журналы во время работы на дистанте, попросите их заполнить журнал сейчас. Для этого следует установить конкретные сроки. Например, один рабочий день. Педагогам надо объяснить, что заполнить журналы нужно, чтобы не получить предписания или даже штрафы от проверяющих. Также родители могут написать жалобу учредителю или в прокуратуру, если обнаружат, что школа нарушила их право знакомиться с отметками своих детей. А учредитель на основании такой жалобы вправе привлечь директора к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

В Положении следует зафиксировать и то, как школа хранит данные из электронного журнала. Можно указать, что администратор такого журнала будет копировать данные на электронный носитель и дополнительно распечатывать сведения на бумаге. Это уменьшит риск потери информации.

Также понадобится указать сроки хранения. Например, сведения из электронного журнала можно хранить в течение пяти лет, а сводную ведомость — в течение 25 лет (рекомендации Минобразования, например письмом от 20.12.2000 № 03−51/64). Сроки хранения надо также внести в школьную номенклатуру дел. Удлиненные сроки хранения нужны, чтобы школа смогла найти сведения по запросу заинтересованных лиц. Например, выдать дубликат аттестата, если выпускник его потерял, или ответить на запрос следственных органов.

5. Хранение электронного журнала

5.1. Хранение данных электронного журнала осуществляется с возможностью резервного копирования и восстановления данных. Электронный журнал подлежит хранению в электронном виде и в виде распечатанных данных.

5.2. Заместитель директора по УВР сохраняет электронный журнал на двух носителях, маркирует их по правилам организации делопроизводства и передает на хранение. Ответственный за архивное хранение документов обеспечивает сохранность носителей с электронными журналами в разных помещениях.

5.3. Заместитель директора по УВР распечатывает данные электронного журнала и сводные данные успеваемости. Распечатанный журнал прошнуровывается, пронумеровывается, удостоверяется подписью директора и (или) уполномоченного им лица, заверяется печатью школы и передается на хранение в архив.

5.4. Сводные ведомости успеваемости заверяются в соответствии с правилами организации делопроизводства школы. Из сводных данных успеваемости формируются дела со сроком хранения 25 лет.

5.5. По истечении 5 (пяти) лет распечатанные данные электронных журналов уничтожаются в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом школы. Сводные ведомости успеваемости хранятся в архиве на протяжении всего срока хранения.

5.6. Данные электронного журнала могут быть распечатаны в иных случаях по распоряжению директора и (или) уполномоченного им лица. Распечатанный журнал оформляется и заверяется в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 настоящего Положения.

5.7. Контроль за целостностью и сохранностью данных электронного журнала, переданных на хранение в архив, несет ответственный за архивное хранение документов.

Закрепите в Положении обязанность заместителя директора по УВР распечатывать электронный журнал и оформлять его бумажную версию. Так вы установите необходимые условия для его хранения.